封筒・ハガキの書き方

案内状を送る際、封筒やはがきの書き方にもいくつかマナーがあります。
ここでは封筒の宛名や往復はがきの書き方のマナーを紹介します。



<表書きのマナー>


・郵便番号は必ず入れる。
・住所は郵便番号の右端の枠に揃え、枠から一文字空けて書き始める。
・2行に渡る場合は、町・村など区切りのあるところで改行する。番地や数字は縦書きの場合は漢数字を使い、行をまたがないように注意する。
・会社名は正式名称で書き、株式会社は(株)と略さず、社名より少し小さい文字で書く。また、役職名は氏名の上に書き、「課長」、「係長」などは一行で「代表取締役、社長」などは二行に分けて書く。
・宛名は、封筒またははがきの中央に大きく書く。この際、住所よりも一文字下げたところから書き出すようにする。
・重要な書類には「○○在中」と朱書きする。(市販のゴム印等も可。)
・敬称は以下の通りに使いわける。
企業、部署、団体→御中(例:株式会社○○御中)
個人名→様(例:黒須 太郎様)
多数の同格の人→各位(例:関係者各位)
・A4の封筒などで書類を折らずに送りたい場合は、「折曲厳禁」と朱書きする。これを怠ると書類が折れ曲がって届いてしまう可能性がある。
・宛名を書く場合の縦横の決定は、基本的には中身の便箋などが縦書きか横書きか、だがフォーマルな場面においては、縦書きのほうがより望ましいとされている。


<裏書きのマナー>


・封字には以下を用いる。「〆・締」…いつでも使える。「緘」…重要文書などに。「寿・賀」…お祝いごとに。
・ホチキスやセロテープではなく、のりを使うとよい。
・右上に、漢数字・縦書きで年月日を記載。
・表書きより小さな字で記入するとよい。
・住所は、中心線の右側に書く。基本マナーは表書きと同じ。
・氏名は、中心線の左側に書く。レイアウトは、住所の地に名前の地を合わせるのがよい。


<往復はがきの書き方・返し方>


・必ず、宛名を表にした山折りにして送る。往信用はがきではなく返信用はがきに消印を押されると、受取人が返信用はがきを使えなくなるから。
・返信用はがきで気をつけるべきことは。
1.尊敬表現を二重線で消す。
2.「出席させていただきます」「ご苦労さまです。出席させて頂きます。当日を楽しみにしております」「今回は残念ながら欠席させていただきます」など一言添える。

イベント・行事幹事のコツ 歓送迎会編

入社、退職、異動など歓送迎会の幹事は参加者全員に気を配らなければいけません。
新入社員でも失敗しない歓送迎会の幹事のコツを紹介します。



● 案内状をつくるにあたっての注意点


・誰のための会かきちんと記載する
主賓の名前を明記します。複数いる時も省かずきちんと書きましょう。

・会場、日時、会費を記載する
会場への交通手段、連絡先、地図を記載する気づかいも大切です。最後に別記として箇条書きでまとめると読み手に親切でしょう。

・出欠の連絡がいる旨・連絡方法を記載する(全員強制参加でない限り)
個人で返事をするのか、まとめて返事をするのか記載しておきましょう。

・出欠の回答の期限を明記する
郵送の場合は郵送の待ち時間を考えて解答の期限を少し早めにすると良いでしょう。

・詳細を書く前に「記」書きを使う
主文の後に詳細を記入する際は記書きを使います。「記」の下は箇条書きにします。(例を参照)

・詳細の最下部には右寄せで「以上」と書く

・郵送の場合は必ず返信用のはがきやFAX用紙をつけて送る
相手に返事の手間をとらせないことが大切です。返信用はがきやFAX用紙にはあらかじめ出欠の回答文を記載しておき、
相手が○をつけることで簡単に意思表示ができるように配慮しましょう。

・幹事の名前と連絡先を書く


● 当日までに準備すること


(1)案内状・案内メールの準備
→上記「案内状をつくるにあたっての注意点」参照

(2)お金の回収・お釣りの準備・出席者の名簿を作成
「飲み代+花束・プレゼント代」で請求しましょう。主賓にはお金の請求をしません。
当日に回収することもありますが、遅刻して来る人などもいてバタバタしてしまうので、可能ならば事前に回収するのが安心
です。また、お釣りの用意も大変なので、会費はきりのいい値段に設定しましょう。

(3)花束・プレゼントの用意
花束は予約することができます。お店の近くで予約しておきましょう。
相場は3000~5000円で、定年退職の場合は5000~7000円が一般的と言われています。
サイズの目安ですが、3000円の花束は結婚式のおおよそブーケ、5000円の花束は顔が隠れるくらい、7000円の花束は両手で持つくらいです。

(4)はなむけの言葉、スピーチ、乾杯の挨拶をしてもらう人、花束を渡す人を決める
はなむけの言葉やスピーチは役職や地位の最も高い人に、乾杯の挨拶は主賓の直属の上司にお願いします。
分数の目安を伝えておくといいでしょう。主賓にもスピーチをしてもらうことを伝えておきます。

(5)二次会の準備(会場手配など)
一次会の会場から近い場所を探しましょう。当日にならないと人数がはっきりしない場合は、一次会の途中で予約をするようにして、当日までにはお店のリサーチをしておきましょう。



●当日の進行


(1)開会前
早めに会場入りし、誰にどこへ座ってもらうか考えておきましょう。
受付では、二次会への参加の確認をしておきます。人数がわかったら一次会のうちに二次会会場を予約しましょう。

(2)開会の言葉
「ちょっと早いですが、皆さんお揃いのようなので、始めたいと思います」「定時を過ぎましたがもう少し集まるまで待ちたいと思います」「まだ全員集まっていないですが、そろそろ始めさせて頂きます」「ご多忙の中お集まりいただきありがとうございます。それでは○○さんの送別会(歓迎会)を始めたいと思います」

(3)挨拶
「はじめに、○○部長にごあいさつをしていただきたいと思います。○○部長、よろしくお願いします。」
→スピーチ参照

(4)乾杯
「それでは、(主賓)さんの○○課の課長である○○さんに乾杯のご挨拶をお願いしたいと思います」

(5)食事・歓談
「それでは皆さんしばしご歓談下さい」

(6)歓迎会の場合:新入社員挨拶
「○月に我が部署/我が社へ仲間入りした○○さんと○○さんです。これから〇〇を頑張っていただきます。それでは○○さんと○○さんから自己紹介と豊富をよろしくお願いします」

(7)送別会の場合:贈る言葉・はなむけの言葉
「○○さんはこのたび定年を迎えられ/転職なさることになり/ご懐妊されたために/○○部に異動なさるため/○○支店に転勤するため、○○部を/会社を去ることになりました。それではここで、○○さんからご挨拶を賜りたいと思います」

(8)送別会の場合:プレゼント・花束贈呈
「○○さん、本当にいままでありがとうございました。それではここで、○○部一同の気持ちとして、花束をお渡ししたいと思います。では(花束を渡す担当の人)さん、お願いします」

(9)送別会の場合:退職者・転出者の挨拶
「それでは、○○さんから一言いただきたいと思います。よろしくお願いします。」

(10)閉会の挨拶
「それでは、これで○○さんの送別会を終了したいと思います。皆さんお集まりいただきありがとうございました。○○さんにもう一度盛大な拍手をお願い致します!」

(11)お開き・2次会の案内
「2次会に参加なさる方はご案内致しますのでお集まり下さい」
2次会会場にスムーズに案内をしましょう。

イベント・行事幹事のコツ イベント編

会社のイベントにはゴルフコンペや社員旅行など様々なものがあります。
社内だけでなく、社外の人を招くものもあり、準備や当日の進行などスムーズに行う必要があります。
ここではイベントの幹事のコツをまとめました。

<ゴルフコンペ>


● 案内状・組み合わせ表のつくりかた


・案内状は往復はがきか封書で送るのが望ましいです。
なぜなら、メールだと印刷・保存を相手に任せてしまうことになり、諸注意や備考を見逃されがちだからです。
・案内状は1~2ヶ月前に出すのが好ましいです。開催1ヶ月前までに出欠席を聞けると企画・予約がスムーズです。
・組み合わせ表は、案内状を送付する際に同封できるとよいでしょう。それが難しい場合は、開催1ヶ月前までに別送しましょう。
・組み合わせ表は、主賓は第一組、幹事は第一組か最終組(世話役をどちらかに置く)、女性は最終組以外(着替えなどに時間がかかるための配慮)、初心者は最終組以外にまんべんなく入れるなどの気づかいをしましょう。


● 当日までに準備すること・もの


・参加者リスト
・カップなどを含めた商品類、商品リスト
・必要であればコンペフラッグ
・組み合わせ表(場合によっては表彰式用の大きなものも)
・筆記用具、電卓
・領収書(印鑑など)


● 当日(開会前)の進行


(1)幹事はスタート時間の1時間半~2時間前にはゴルフ場に着くようにしましょう。準備でバタバタしてしまうので、先にゴルフウェアに着替えておきます。
(2)ゴルフ場の担当者と確認します。(スタート時間や開会式の場所、パーティー会場、料理、賞品の到着、精算方法、集計方法)用意した賞品はパーティー会場に運んでおきます。
(3)キャディマスター室にて、競技方法、スタートホール、ニアピンホール、ドラコンホールやローカルルールの確認をしましょう。
(4) 急な欠席者や、組み合わせに変更があった場合はすぐにマスター室へ連絡します。

<社員旅行>


● 当日までに行うこと


・参加人数の把握
参加者の人数が全社員の50%を超える場合は、福利厚生費として経理処理される可能性があります。特定の社員のみ、役員のみの報酬としての旅行は福利厚生費として経理処理されません。
・旅程を検討する
2~3箇所候補が決まったら、上司に指示を仰ぐといいでしょう。
・会費を集める
渡航先でのお会計が面倒であると予想される場合、あらかじめ会費として回収しておくと良いでしょう。
・飛行機を利用する場合の注意
渡航先や時期により、便を分けて行くことも視野に入れましょう。(死亡事故が起こった時の会社のことを想定する)
・宴会の予約をしておく
・余興の用意
・日程表の作成
社員間で情報を共有しておくことに加え、自分が旅行の流れを把握するためにも作成しておきましょう。

結婚式の案内状マナー

● 結婚式・披露宴案内状の注意点(招待側)


・案内状・招待状の差出人は本人もしくは両家の父親
定まった決まりはありませんが、披露宴の主催者が招待状の差出人になります。
新郎新婦本人の名前で出す場合と両家の父の名前で出す場合があります。
結婚式の特質上、目上の方の出席が多くなるため失礼の無いよう親の名前を出すことが多いようです。

・招待状に同封するもの
招待状には通常、披露宴招待状本状(日時、場所、会場名など記載)、会場周辺地図、返信用はがき、結婚式のご案内(出席者のみ)、依頼状(祝辞や余興、乾杯の発声の依頼など)を同封します。
返信用はがきには期限や受取人住所氏名、切手の貼付を忘れないようにしましょう。

・招待状の発送は2ヶ月前に
結婚式・披露宴の招待状は2ヶ月前には発送しましょう。
ご媒酌人や主賓、会社の上司や同僚も会うことができる場合また直接手渡しするのが理想的です。
また、お返事をいただく期限は披露宴の1ヶ月前ほどの大安の日を選ぶとよいでしょう。

・句読点、忌み言葉を使わないようにする
句読点は省略し、字間を空け改行して書きます。「お祝いごとには終止符を打たない」という意味込められています。
段落の行頭を空けないのもしきたりです。
また「切れる」「去る」「枯れる」などの忌み言葉、そして終わりを連想させる言葉を使うことはやめましょう。
「重ね重ね」「再び」などの言葉も避けましょう。


● 結婚式案内状の注意点(出席側)


・招待状の返信はできるだけ早く
結婚式の招待はがきが届いたら、なるべく早く返信しましょう。
しかし欠席する場合、逆にあまり早く返信してしまうと、はじめから出席する気がなかったと勘違いされてしまうかもしれません。
そのような時は、電話で事前に連絡し、その後少し間を空けてあらためて返信はがきを出しましょう。

・「御」の字を消す
招待状を受け取り出欠の返信をする場合、まず「出席」「欠席」のどちらかに丸をつけ、もう一方は斜線か二本線で消しましょう。
その際どちらの「御」の字も消しましょう。「御住所」「御芳名」の「御」「御芳」も忘れずに消しましょう。
そして「御」を消した際に、「寿」の文字を上から書くと華やかな雰囲気になります。
余白にお祝いの言葉を書くと、よりお祝いの気持ちが伝わります。

・欠席の場合
どうしても都合がつかず結婚式や披露宴を欠席する場合、電話で事前報告をしてから返信はがきを出します。
返信の際には欠席理由を記載しますが、もし身内の病気や不幸などの暗い内容の場合は、明確に書かない方が良いです。
そして披露宴当日には、祝電やレタックスでお祝いの気持ちを形にするのが良いでしょう。


● 二次会案内状の注意点


・招待状・案内状は新郎新婦か幹事が作成
結婚式の二次会の招待状や出欠確認は、新郎新婦名義で招待する場合でも、幹事側が行うようにしましょう。
結婚式や披露宴を前に準備で忙しいふたりです。幹事が率先して段取りを進めましょう。

・はがき・メール・QRコードを活用
二次会の招待状には様々な種類があります。はがきの場合は、往復はがきを使いましょう。
返信することで出欠の記憶が残りやすいです。メールの場合はゲスト全員のアドレスや連絡先を知ることは難しいので、幹事や友人と協力しましょう。
また「メールで案内なんて失礼」という年配の方もいらっしゃるので気づかいを忘れないように。
そして、郵送したはがきにQRコードを付けると、出欠確認や連絡、地図情報の取得が容易になります。

・新郎新婦・幹事の連絡先を必ず載せる
披露宴が終わり二次会に向かう際に、都合により突然欠席する方もいらっしゃいます。
そのような方がすぐ連絡しやすいように、新郎新婦そして幹事の連絡先や電話番号を案内状に記載するようにしましょう。
すると、いざというときに変更がきき混乱が起きず、気持ちのよい二次会になります。




DL案内状のテンプレート