細谷

ダブルブッキングしてしまった場合

同じ日の同じ時間に、お客さんとの打ち合わせをダブって入れてしまいました。こういう場合、先に入れていた予約を優先すべきか、それとも、後から入れた重要な予約を優先すべきか、どうすべきでしょう? また、上手にリスケを伝える方法を教えてください。

及川

ビジネスの場合、いろいろな状況を鑑みた上で判断しないといけないので、
ひとことではいえない部分があります。

ダブルブッキングしてしまった場合、
僕は以下の点を踏まえて予定の再調整を行います。

◆約束相手との仲の良さ
→基本的に、スケジュールの再調整は避けなければいけないことなので、
 仲の良いお客さまの方が、リスケジュールを依頼しやすいです。

◆約束相手の役職
→役職に就いていらっしゃる方は、スケジュールがタイトな場合が多いので、
 リスケジュールするのは避けた方がいいと思います。

◆約束相手の人数
→少人数であれば再度予定を合わせやすいので、大人数の約束を優先します。

◆面談内容の重要性
→謝罪や依頼など、こちらから頭を下げなければいけない約束を優先します。

今回、ダブルブッキングしてしまっている予定がどのような内容かわからないので、はっきり申し上げることができないのですが、後から入れた予定の方が「重要」だと感じていらっしゃるのであれば、そちらを優先すべきじゃないでしょうか。

主な謝り方としては、「会議」「出張」など会社の予定が入ってしまったと伝える方が、無難な気がします。
信頼度に繋がるので、「他の予定と被ってしまって…」といった、個人都合を理由にするのは絶対に避けましょう。

以上です。
参考になれば幸いです。

編集部 根本

ダブルブッキングをしてしまった場合、どちらかをずらしてもらうしかありませんが、以下の優先順位で決めると良いと思います。

①打ち合わせ内容の重要度
②変更依頼のしやすさ

ですから、今回は後から入れた方を重要と考えているのであれば、こちらを優先すべきでしょう。

伝え方は、謝罪から入ること。たとえ相手と仲が良かったとしても、「親しき仲にも礼儀あり」です。まずは、謝罪の言葉を伝え、その後に理由をしてリスケジュールをお願いしましょう。

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