ぶちあげ

取引先の人とのささいなやり取りがいつもトラブルに発展してしまいがちです。

先日、伝えたはずのことが取引先に伝わっておらず、トラブルになってしまいました。伝え忘れていたわけではないのでが、メールの文面がうまく伝わらなかったようで、それに対してすごくお怒りでした…もしかしたら自分の伝え方がいけないのかもしれません。交渉したりするときのスキルって、どうやって磨けばいいんでしょう?

編集部 根本

トラブルを回避するには、電話で確認をするのがいいでしょう。
最近は連絡を取るときは電話よりメールが一般的になっていますが、直接話をすればうまく伝わらないというような誤解はなくなります。
一番いいのは電話とメールを併用することです。
メールは記録に残るので、言った言わないの水掛け論になっても安心ですし、言葉では伝えにくい内容をファイルで送ることもできますから、まずメールをして、その内容について確認の電話をすると良いと思います。

相手にもわかりやすいメールをするには、簡潔に書くこと。
ポイントは3つあります。

1.最初に一番伝えたいことを書く
2.書かなくてもいい内容は徹底的に削る
3.テーマは1つに絞る

この3点に注意すると、わかりやすい文章になります。
ぜひ、試してみてください。

何でもわかりやすくする技術、伝える技術

このQにオススメの本

何でもわかりやすくする技術、伝える技術
安田 正(著)クロスメディアパブリッシング
ぜんのこころ

下の方もおっしゃっていますが、
簡潔で誤解のないメールを送ることは重要です。

私が実践しているのは、文章を寝かせること。
一度メールを作成した後、別の仕事をするなどして一度メールの文章から離れるのです。
すると見直した時に自分で書いた文章を客観的にみることができ、誤解を生みそうな表現・周りくどい言い回しを発見しやすくなるんです。

間違いました。
上の方…でしたね!


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