ＦＡＸを送信するときのマナーって？
最近、プライベートでＦＡＸなんて滅多に使わなくなった。けれど、オフィスを見渡すと、まだまだＦＡＸは活躍しているようだ。けれど、普段使わないものだから、いざ使おうと思ってもよく分からないことが多いんだよね。ましてビジネスで使うとなったらそこにも色々とマナーがあるんだろうなぁ...。
送り状をつけ、送った後には電話で相手に確認をしましょう。
電子メールでの添付データ送信が一般的となり、ＦＡＸの出番は以前ほどは多くありません。ですが、それでも頻繁に使う連絡ツールであることに変わりはありませんね。図やイラストの送信は、メールよりもＦＡＸが便利です。ＦＡＸを送信する際も、メールの添付データ同様、受け取る相手の立場に立って考えることが大切です。 たとえば、家庭用のＦＡＸに送信する場合は電話の着信音が鳴ります。その場合は深夜の送信は避けるべきです。 また、地図を送る場合なら、細かな地図は鮮明に印字されないこともあるでしょう。その場合は、拡大コピーをした後で送信しましょう。
ビジネス上でのＦＡＸ送信のルールとしては、送り状をつけます。 送り状とは、発信者、送信者、部署名、名前、日付、送付枚数の書かれたものです。また、送った後に電話をかけてきちんと手元に届いているかを確認することが大切です。大きな会社の場合、たくさんの人でＦＡＸを共有しているため、こうした確認が必須となります。
気をつけておきたいことは、ＦＡＸは社内のいろいろな人の目に触れるということです。この点はハガキと同じです。そのため、コストや見積もりの具体的な数字など、大勢の目にさらすべきでないものをＦＡＸで送るのは控えましょう。
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