上司と部下の間での情報共有を強化するには？
働いていて思うのが、現場にすぐに意思決定を伝えなくてはならないことや、部下に意見や方向性を聞いたほうがいいことって案外多い。そんなとき部下からだけじゃなくて、上司のわたしからもホウレンソウが必要だけど、部署の人数を考えると個別にホウレンソウするのは難しいよなぁ...。
メールを活用し、ホウレンソウを円滑にする仕組みをつくりましょう。
個人単位で関係を築いていくことがベストですが、組織が大きくなるにつれてそれは難しくなりますね。そのようなときは、部下からの流れ、上司からの流れを交通整理する「仕組み」をつくる必要があります。具体的には、メールの活用によって、部下から上司、上司から部下への報告等を実行しましょう。 これは「すべてメールで行え」と言っているわけではありません。案件の内容やタイミングでは直接口頭で報告したり、指示をしたほうが効果的であるケースも多いでしょう。ですが、メールを使用することによって、聞き取りミスや勘違いが減るのも事実です。
また、CC(カーボンコピー）の機能を活用し、関連部署や関係者に一括して報告できることは、大きなメリットです。場合によっては、口頭で報告するよりも時間の短縮になります。
そして、下からの報告、上からの報告、関係者への連絡など流れを決めて、情報の共有という仕組みをつくれば、組織としての底上げが図れます。 具体的には情報を共有することにより突発的な対処などが、直接の担当者ではなくてもできるようになれば、お客様からの信頼も高まります。また、大型案件で複数部署が絡んでいるときなども、メールでの報告で他部署の進捗がわかる、ということになります。
（仕事は部下に任せよう！より）
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