電話対応のときにいつもしどろもどろになってしまう...。
電話対応のときに、緊張していつもしどろもどろになっちゃうんだ。特に電話を取る瞬間がすごく緊張する。呼び鈴が鳴ったときには過剰反応してしまうし。けど会社で電話を使わない日なんてないから困るんだよね...。どうしたら心安らかに、スムーズな電話対応ができるようになるんだろう？
シチュエーションごとの決まり文句を覚えてしまいましょう。
誰から誰への発信なのかまったく分からない電話を取るというのは、はじめはとても緊張するものですよね。最近ではほとんどの人が携帯電話の発信者通知に慣れているのでことさらです。
そんなときには、いくつかのケースに分けて、電話での決まり文句を覚えてしまえば、それだけで安定した対応ができるものですよ。以下が対応例です。参考にしてみてください。
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１．自分：はい○△商事です。
相手：私、△△銀行の山田と申します。
２．自分：いつもお世話になっております。
相手お世話になっております。
【取り次ぐ相手が社内にいるとき】
３．相手：営業部の小野寺さんいらっしゃいますか？
自分：はい、小野寺でございますね。少々お待ちください。
４．（保留ボタンを押してから）
自分：小野寺さん、△△銀行の山田さんからお電話です。
【取り次ぐ相手が外出しているとき】
３．相手：営業部の小野寺さんいらっしゃいますか？
自分：小野寺はただいま、外出しておりますが、１６時には戻る予定です。
相手：そうですか...
４．自分：戻り次第、お電話を差し上げましょうか？
相手：では、お願いします。
５．自分：はい、かしこまりました。それでは、念のためお名前と御社名、お電話番号をお願いいたします。
相手：△△銀行の山田と申します。電話番号は××××ー××××です。
６．自分：はい、△△銀行の山田様ですね。お電話番号が××××ー××××でございますね。私、秋山が承りました。ありがとうございました。
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