メールを送るときに見落としがちな注意点ってあるかな?
「ビジネスメールの書き方」のコツもだいぶ掴めてきた感じで、挨拶や結びの言葉に困ることも近頃少なくなってきた。けれど、先日のお客さんとの打ち合わせで「君、メールを送るときはもう少し注意しないとダメだよ」と言われてしまった。誤字脱字のチェックもしたはずだったんだけど・・・他に何を注意すればよかったんだろう?
宛先の敬称を忘れないようにしましょう。
メールに潜む意外な落とし穴のひとつに「宛先」があります。メールの本文(内容)が表示される部分のすぐ上にある、メニューバーの中の「宛先」の部分が呼び捨てになっているケースが非常に多いのです。もちろん、メールを書く際に相手の名前を呼び捨てにしている人はいないと思います。では、なぜこのようなことが起きてしまうのでしょうか。
それはメールを書くときの「宛先」欄の入力の仕方に問題があるからです。通常、「宛先」欄には相手のメールアドレスを入力します。このとき手作業(あるいはコピー&ペースト)で相手のメールアドレスだけを入力していれば、このような問題は起こりません。
ですが、アドレス帳に登録してあるものを引用したりすると、このような問題が起こってしまうケースがあるのです。
原因は、相手のメールアドレスを登録したときに、相手の名前に敬称をつけていないことです。
ですので、このようなミスをなくすためには、アドレス帳に登録するときは、必ず名前に敬称をつけるようにすることです。また、二重のチェックという意味で、アドレス帳から引用したあと、宛先欄を再度確認することも重要でしょう。
呼び捨てにされていい気分のする相手はいません。ついつい「確認」というと本文だけに注意がいってしまいがちですが、これからは最後に「宛先」のチェックもしっかり行いましょう。




